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ERP ventajas y desventajas: criterios a considerar antes de contratar un software de gestión 2019

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¡Hablemos del ERP ventajas y desventajas! ¿Realmente conoces los pros y contras de un software ERP? ¿Has evaluado los aspectos tanto positivos como negativos de este sistema de gestión? Antes de tomar una decisión debes considerar, desde un punto de vista global, lo que significa implementar un programa de este tipo en tu empresa. Para ello queremos ayudarte con la siguiente comparativa de ERP ventajas y desventajas. Somos un equipo de asesores ecommerce con 10 años de experiencia, hacemos tiendas en línea y construimos negocios para el ecosistema digital, ponemos a tu disposición nuestros conocimientos y experiencia en este artículo.

Te invitamos a sacar el máximo provecho de la información que encontrarás a continuación y si tienes alguna duda o quieres compartir tu opinión déjanos un comentario.

ERP ventajas y desventajas

El sistema de planificación de recursos empresariales o Enterprise Resource Planning está pensado para ayudar a las empresas a gestionar de forma eficiente sus tareas y llevar a cabo sus procesos operativos de forma más rápida y con menos costos. Su finalidad es aumentar la productividad y permitir que se puedan comercializar más productos aumentando la calidad del servicio.

El sistema ERP se considera altamente efectivo para controlar y ejecutar actividades de forma automatizada y mejorar la metodología de trabajo interna interconectando los departamentos. Asimismo, permite el flujo constante de la información a través de una base de datos actualizada en tiempo real y centralizada. 

¿Qué puede hacer un software con dichas cualidades?

A partir de la configuración de sus módulos un sistema de planificación puede encargarse de la contabilidad, facturación, logística, cadena de suministro, inventario, manufactura, legal, pago de nómina y hasta recursos humanos.

Como aplicación informática debe ser lo suficientemente flexible para que se adapte a los estándares de la empresa y así servir acorde a sus intereses. Un ERP es un programa de gran alcance, de implementación compleja y mucho estudio previo para encontrar la solución ideal. Los negocios, dependiendo del tipo de software y su proveedor, deben pasar por un proceso de acompañamiento, asesorías y ajustes para poder hacer uso del programa. De ahí que puedan surgir algunas desventajas o, mejor dicho limitantes, que se deben evaluar.

Por otro lado, las ventajas muy conocidas y probadas también deben tomarse en cuenta para poder equilibrar la balanza. Así que nos adentraremos en la comparativa tomando en consideración aspectos como costos, tiempos de implementación y los cambios ocasionados a la cultura o política organizacional.

Ventajas de un ERP

Las ventajas de un ERP son bastantes significativas y numerosas, de ahí que se recomiende ampliamente su utilización para Pymes y grandes empresas. Te damos los detalles.

Adaptación y accesabilidad

Los ERP son adaptables a las necesidades de la empresa, pueden cubrir una enorme cantidad de tareas respondiendo a los propios parámetros de la compañía. Son versátiles y dinámicos. Se actualizan con frecuencia y, en la actualidad, algunos proveedores están incluyendo tecnología de avanzada como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.

Por otro lado, las versiones de software es la nube permiten acceso remoto desde cualquier dispositivo, no limitan la cantidad de usuarios y utilizan interfaces amigables.

Otra ventaja derivada es que los datos se resguardan en servidores remotos a cargo del proveedor, por lo que la información de la empresa está protegida contra pérdidas y se puede recuperar fácilmente cualquier dato. Reducción de costos de instalación, mantenimiento, soporte y copias de seguridad.

Base de datos única

Un software ERP consolida todos los datos de la empresa en un solo registro abierto a consulta por todos los departamentos, que se actualiza en tiempo real y sirve para seguir de cerca la trazabilidad de los productos comercializados. Esto puede eliminar la aparición de reportes duplicados, datos desactualizados y falsas informaciones entre los departamentos.

Asimismo, se disminuye el error humano y nos permite conocer cada aspecto del desempeño general de la organización. La información registrada en la base de un ERP se considera fiable e integral, facilita comprender el funcionamiento y rendimiento global de la compañía.

Mejor toma de decisiones

Al conocer cada elemento del negocio es posible hacer que el proceso de toma de decisiones sea más positivo. Se puede actuar con rapidez, ofrecer soluciones a tiempo e incluso detectar áreas de mejoras, encontrar una utilización óptima de los recursos. Del mismo modo, las empresas que emplean este sistema tienen información valiosa que les permite estimar escenarios a futuros, adelantarse a los cambios y ser más innovadoras.

Reducción de costos

El programa puede simplificar procesos operativos disminuyendo los recursos involucrados. Por lo tanto, reducirlos los costes operativos. Es decir, se puede mejorar el uso del presupuesto.

Mejor aprovechamiento del tiempo

Gracias a la automatización se reduce el trabajo manual y el desgaste del personal en operaciones rutinarias. Esto puede traducirse en empleados utilizando su tiempo en labores más importantes y trascendentales para la organización.

Aumento de la efectividad general

Al ejecutar diversas acciones con el ERP estas pueden realizarse en  menor tiempo y sin errores, así todo el proceso productivo se vuelve más fluido y rápido. Los productos o servicios se entregan con mayor velocidad y calidad creciendo la satisfacción de los clientes. Los departamentos se hacen mucho más eficientes trabajando con menos esfuerzo y mayor comunicación entre ellos.

Además, es posible ejercer pleno control sobre áreas sensibles como inventario y finanzas. Un ERP nos permite conocer a fondo el estatus de la mercancía, cuando entra y sale un producto, el momento exacto para reponer stock y puntos a mejorar con proveedores. Con el área de finanzas un estricto manejo de activos y pasivos, facturación, seguimiento de inversiones y proyectos.

Estandarización de procesos

Las tareas se formalizan a través de diversos parámetros. Si bien se mantiene cierta independencia para que cada área pueda cumplir con sus responsabilidades, se establece una política de trabajo conjunta con replicación de buenas prácticas y comunicación efectiva.

Desventajas de un ERP

Inversión

Este es la limitante principal para las empresas, especialmente las pequeñas, pues se requiere de un monto considerable para acceder a una solución informática de este tipo. También están los llamados costes ocultos.

Por supuesto, los costos son muy variables y dependen exclusivamente del  tipo de ERP y el proveedor. Asimismo, los cloud ERP se pagan bajo demanda y son escalables, por lo que la empresa puede ir añadiendo aplicaciones a medida lo requiera y pagar solo por uso.

Conoce más sobre los tipos de ERP, así puedes entender mejor los costos y revisa nuestro artículo sobre cuánto cuesta un ERP para conocer la distribución del presupuesto.

Tiempo

Los tiempos de implementación no son expeditos, se requiere de mucho estudio, preparación, ajustes y pruebas para conseguir un funcionamiento pleno del sistema. Por ende, el retorno de la inversión es a largo plazo. El tiempo estimado del proyecto puede llegar a los varios meses.

Reticencias en el equipo de trabajo

Toda implementación lleva un trabajo de capacitación importante del equipo antes de realizar su uso. El software modifica la cultura de trabajo lo que podría crear resistencia entre los colaboradores, falta de compromiso o incluso negativas a compartir la información. Sin embargo, creemos que con el debido proceso de aprendizaje y mostrando a los involucrados los enormes beneficios la apatía puede ser superada.

Veredicto

El análisis habla por sí solo, pues las ventajas son mucho más significativas y las desventajas pueden disminuirse de acuerdo diversos criterios que tienen que ver con la escogencia del sistema a usar. Si tienes la oportunidad de invertir en un programa de gestión es una decisión acertada, para asegurarte revisa las ventajas a la luz de los objetivos que tu empresa podría lograr.

Esperamos que esta comparativa de ERP ventajas y desventajas te haya aclarado el panorama y pases el siguiente nivel: proveedores de ERP.

Encuentra mucha más información en nuestro blog o escríbenos a la sección de contacto para darte más luces sobre el modelo de ERP que trabajamos en Terrabionic. ¡Te esperamos!

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