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Sistema ERP, el novedoso software de soluciones empresariales para este 2019

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¡Bienvenido a este blog sobre ERP, el software inteligente para gestión de empresas! ¿Crees que tu negocio en línea necesita un plus en la optimización de su administración general? Pues, el sistema ERP puede ser la solución que tanto estás necesitando para mejorar y simplificar la metodología de gestión del negocio. Estamos acá para ayudarte, con 10 años de experiencia en la creación de comercio en línea y negocios digitales tenemos los conocimientos para asesorarte. Así, que sigue leyendo y descubre en este mega análisis que hemos preparado todos los datos y pormenores del funcionamiento del ERP.

¿Qué describiremos? Empezaremos por definir a este software para empresa, te  diremos cuáles son sus características y ventajas, cómo funciona, cuáles son sus mejores prácticas y qué debes tomar en consideración al momento de contratar este servicio.

Hemos puesto mucha investigación en este artículo tratando de no dejar ningún detalle sin abordar. Nuestra intención es que esta información te sea de gran utilidad y puedas aumentar la productividad, generar más clientes y ganancias. ¡Adelante!

¿Qué es el ERP? Una gestión de recursos empresariales personalizada

El ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales cuya función  primordial es ejecutar diversas operaciones de una empresa, a través de un software toma el control de los procesos internos diarios para mantener a tope la eficiencia y la productividad. Las actividades que puede desarrollar un software ERP son complejas y de gran alcance, nos referimos a procesos como  logística, facturación, contabilidad, pago de nómina, distribución, contacto con proveedores, manejo de soporte a clientes, privacidad, pagos, etc.

En la actualidad, este tipo de servicio se ha enriquecido con la inclusión de tecnología web como SaaS y de cloud computing para ofrecer acceso y gestión desde la nube y operatividad con mejor capacidad de manejo y optimización de recursos y tiempo. Esto ha ayudado a ofrecer una modalidad más flexible y que no requiere de instalación de tantos dispositivos.

Sin embargo, es importante aclarar que por la magnitud del alcance que se proponga y del nivel de personalización que se necesite, los tiempos para dar inicio un programa de este tipo no son expeditos. Se requiere de un proceso meticuloso, pero que, al final, rinde los frutos deseados para cualquier compañía.

Sin duda, la planificación de recursos empresariales está destinada para empresas en pleno crecimiento o Pymes que requieren apoyo en diversas tareas administrativas, que desean operar con mayor efectividad y automatizar diversos aspectos de la gestión diaria. Si te preguntas, qué puede hacer el ERP para tu empresa, te listamos algunos procesos:

-Coordinación y control de producción.

-Manufactura y calidad.

-Organización de inventario y seguimiento de cadena de suministro

-Administración de facturación, pagos, ventas, pedidos, etc.

-Reporte de eventos e informes, conciliación. (Unión con aplicaciones de business intelligence)

-Recursos humanos.

-Logística.

No creas que esto es lo único, pues al tratarse de un sistema personalizable y de módulos, es posible agregar toda la gama de servicios y herramientas que se requiera e ir escalando a medida crezca el negocio. Una de las ventajas más significativas es que aunque se trata de un software para gestión interna, tiene un impacto positivo en los clientes finales al  mejorar el desempeño de las tareas que afectan la cadena de comercialización de productos.

Podríamos calificarlo como una metodología integral que toma  en consideración cada detalle del negocio, que combina funciones de CRM (customer relationship management) o gestión de relación con los clientes que tiene un fuerte enfoque en la satisfacción del consumidor generalmente aplicado en las áreas de ventas y marketing. Asimismo, su capacidad de adaptación permite hacer frente a cualquier novedad en el mercado, sector industrial o necesidades del usuario final.

Es uno de los sistemas para funcionalidades de trastienda más efectivo cuya implementación facilita la toma de decisiones y la medición del desempeño en tiempo real de cualquier industria, atendiendo las necesidades organizacionales de cara a sus usuarios, preparándolos para el futuro global.

Sistema ERP: la unificación de datos

Ya sabes que la función principal del sistema ERP es ser el soporte a la operatividad de la empresa, conjugando distintas herramientas en un software que se personaliza y puede llevar a cabo tareas importantes como supervisión de la cadena de suministro, la producción o manufactura, envíos, pagos, ventas, logísticas y mucho más.

También, planifica los recursos empresariales para realizar las distintas actividades del día a día de la compañía y atender cualquiera de las necesidades que llegasen a presentarse. Ahora en esta sección te diremos algunos aspectos relevantes sobre su uso.

Como primera cualidad del sistema ERP debemos mencionarte su capacidad de unificación de datos. Al tratarse de un software de módulos, es decir, que se pueden adaptar a cada departamento o sector de las empresas son capaces de unificar toda la información en una base de datos integral que sirve a todo el negocio. De esta forma, ayuda a mantener la integridad y la veracidad evitando la duplicación y sí fomentando la correcta organización y el orden.

La unificación de datos se alimenta de las funciones diarias que realizan los trabajadores del negocio, también de las definiciones y parámetros que demos a cada operación y las experiencias de los usuarios. En este sentido, otro aspecto a mencionar es que el sistema ERP mejora la interconexión entre los diversos departamentos permitiendo el flujo correcto de información y creando una cultura donde cada aspecto comercial se relaciona uno con otro. Así, cada colaborador entiende que las actividades no tienen efectos aislados, sino que se trata de un proceso continuo alimentando por múltiples tareas.

Su implementación garantiza una optimización de la contabilidad, pues unifica datos referentes a ventas, pagos,  inventario, conciliaciones y todo lo referente al área de finanzas. Por ende, apoya al uso eficiente de presupuestos y contratación de servicios de proveedores externos. La clave está en la estructura centralizada que simplifica en análisis y gestión empresarial en general.

Ventajas del sistema ERP

-Información disponible en tiempo real. La generación de informes y reportes hace que la toma de decisiones sea oportuna, minimiza los riesgos y mejora la planificación a corto, mediano y largo plazo. Prepara a las empresas para el futuro.

-Reducción de costos operacionales con el inicio de procesos más simples y buenas prácticas.

-Estandarización de todas las tareas a través de unos parámetros definidos y regulados. Por ende, el trabajo diario se simplifica, es más rápido y con mejores resultados.

-La experiencia del usuario es orienta a lo positivo, se mejora el desempeño interno y resultado final ante clientes.

-Pleno  control financiero y, por lo tanto, menos riesgos de pérdida de presupuesto y aumento del nivel de éxito ante inversiones.

-Integración de todos los departamentos de la empresa, la información se distribuye por cada departamento sin inconvenientes.

-Eliminación de datos duplicados o innecesarios, también de las operaciones de reingeniería.

-Resolución de problemas en el área contable, mercantil, fiscal o financiera.

-Control pleno de inventario.

Cómo es el manejo de ERP: adentrándonos en su funcionamiento

Todo manejo de ERP tiene dos aspectos fundamentales: uno modular y otro integral. El sistema de planificación de recursos empresariales puede crearse como una estructura modular para cada sector o departamento del negocio. Así, por ejemplo, se tendría un módulo para el departamento de manufactura o producción, otro para el área financiera, contable, recursos humanos, envíos y así sucesivamente. Como estructura es escalable y puede ir cambiando a medida surge la necesidad.

En el  aspecto integral debemos comprender que su finalidad es unificar todos los procesos ofreciendo una visión global de la empresa con una base de datos central y única. De ahí que su uso sea recomendado para Pymes que están en pleno crecimiento y cuyo objetivo es darle un plus a su gestión minimizando los costes operativos y mejorando resultados medibles en cantidad de ventas y satisfacción de clientes. Sin duda, estamos hablando de un sistema de soporte interno que renueva la gerencia y emplea lo mejor de la tecnología para la administración empresarial.

¿Para cuáles empresas? Al tratarse de una solución de gran envergadura su uso va a depender del tamaño de la empresa y, por supuesto, sus necesidades. Sin embargo, cualquier industria puede sacar ventaja de sus múltiples beneficios.  Asimismo, es posible hacer el manejo de ERP de dos formas:

-Vertical: especializado a un determinado sector industrial y para requerimientos puntuales.

-Horizontal: este modelo es ideal para cualquier empresa sin importar su categoría y con múltiples alternativas de personalización.

Manejo del sistema y el Internet

El manejo de ERP se ha renovado con los beneficios del Internet, ahora los mejores sistemas combinan la tecnología en la nube para replicar el modelo SaaS (software as a service) y el cloud computing para dar mayor flexibilidad y adaptabilidad a las empresas. Antes una de las ventajas para manejo de ERP en un negocio eran los costos y tiempo de instalación de hardware. Ahora, el alojamiento en la nube permite que el software se ejecute desde servidores remotos.

Esta nueva solución ayuda a incorporar nuevas tecnologías como los dispositivos inteligentes, el análisis integrado y las exigencias de privacidad y resguardo de datos que necesitan la empresa moderna.

Con la nube el proveedor de ERP puede actualizar con frecuencia el software, adaptarse a tendencias e incorporar con mayor rapidez funcionalidades y módulos. Esto implica que la compañía contratante tendrá más respaldo y optimización de su servicio y recursos sin la necesidad de adquirir un nuevo software o buscar asistencia adicional de TI.

La combinación con lo online además sirve para que se haga un uso eficiente de la información recopilada por cada operación empresarial, automatización de las tareas y eliminación del trabajo manual tanto como sea posible. Por ejemplo, piensa en la conciliación de cuentas o la contabilidad en general, procesos que al ser abordados desde el manejo de ERP se realizan con simplicidad y muchos menos errores.

Asimismo, la aplicación de tendencias como la asistencia digital, la inteligencia artificial y hasta el aprendizaje automático se pueden poner en práctica a la par de su demanda. Es decir, que toda la gestión interna de la compañía será verdaderamente moderna.

ERP y CRM, diferencias de estas dos herramientas para las empresas modernas

El ERP y CRM son herramientas de automatización de procesos, pero con orientación diferente. La finalidad de ambas es mejorar la forma cómo se realizan las actividades cotidianas y, como hemos mencionado antes, sacar un mejor provecho de los recursos con que dispone la compañía. En esta sección te aclararemos las diferencias.

El ERP funciona como el back office de la organización asumiendo la ejecución  de actividades que van desde el control de la producción hasta el manejo de la nómina; mientras el CRM (Costumer Relationship Management) o sistema para la administración de la relación con los usuarios se orienta a la recopilación y uso de la información sobre los clientes para satisfacer sus necesidades. Es el apoyo ideal a las estrategias comerciales que sustentan las acciones de marketing y ventas.

Ambos software se pueden trabajar de forma independiente o con algunos sistemas ERP que integran funciones de CRM, pues como ya hemos establecido, los departamentos empresariales están interconectados. Así que la implementación combinada puede traer muchos beneficios.

El sistema CRM reúne diversas aplicaciones que hacen frente a la gestión de clientes, por ejemplo, las ventas, promociones, almacenamiento de datos de usuarios, reportes, manejo de indicadores, seguimiento de estrategias y campañas de marketing, proyecciones, oportunidades de negocio, entre otros. Uno de los puntos claves de este sistema es usar la base de datos de clientes para aumentar las ganancias, los resultados de la publicidad y la lealtad de los usuarios.

Como ves se trata de dos sistemas diferenciados que atienden a aspectos cruciales de cualquier Pyme, por lo que deben ser considerados como aliados importantes en la administración empresarial.

ERP y CRM y el Business Inteligence

El Business Inteligence es un modelo que tiene la gran ventaja de transformar los datos en conocimiento de valor, así se enriquecen el ERP y CRM para mostrar su enorme potencial. Este conocimiento ayuda a que las decisiones sean las más acertadas y oportunas dando resultados tangibles a tu empresa. Al aplicar esta inteligencia, este software es capaz de emplear toda a data de contacto, operatividad, ventas, etc., para transformarla en rendimiento.

ERP para Pymes: ¿un sistema para cuál empresa?

El ERP en esencia es un sistema de gran alcance que puede llegar a distintos niveles de complejidad y con amplia capacidad de personalización. Por ende, su uso se extiende a medianas empresas que han alcanzado una operatividad más demandante y buscan aumentar su competitividad.

El ERP para Pymes se hace fundamental para dar un paso a la automatización y dejar de lado el trabajo manual que puede llegar a robar el tiempo y recursos que bien podrían destinarse a aumentar la productividad y las ventas. Con la implementación de un ERP en una Pyme se pretende mejorar toda el proceso desde la creación de un producto a su comercialización, y en el medio de ese proceso intervenir en todas las tareas cruciales del día a día.

¿Cómo ayuda el ERP a una mediana empresa?

-Promueve una percepción empresarial global e integradora. Conecta los departamentos y centraliza la información que es única para todos los procesos involucrados.

-Apoya el crecimiento y sigue abonando el terreno para logros a futuro que incluyan más manejo de productos y transacciones. Al ser flexible, el sistema se puede ir modificando a medida la compañía lo necesite.

-Muchas Pymes luchan por optimizar su parte financiera y fiscal, por lo que ERP llega como la solución experta para solventar los problemas y mejorar la toma de decisiones.

-Las tareas cotidianas de impuestos, manejo de divisas, pago de personal, gestión de inventario, entre otras, se simplifican en gran medida. Todas las funciones bancarias pueden ser realizadas por el sistema. La metodología de trabajo sirve para tener pleno control financiero.

-Acceso a reportes y diversas herramientas de analíticas.

ERP para ecommerce: apoyo a la administración de tiendas en línea

Un ecommerce tiene las mismas necesidades de gestión que un cualquier negocio, podríamos afirmar que incluso más que una tienda física, pues todo lo que tiene que ver con su plataforma debe estar siempre al 100% de su operación a fin de garantizar una venta. De ahí la urgencia por optimizar todo lo que influye en la venta online de productos.

El ERP para ecommerce se presenta como una solución que mantiene al día todo lo referente a la información de productos en cuando gestión de inventario, envíos, facturación, reposición de stock, manejo de impuestos y logística. Si se combina con funcionalidades CRM, se da soporte a la experiencia del usuario incrementando los resultados de promociones y estrategias de marketing digital.

En el ecosistema digital se vuelve una prioridad que la información del catálogo y del precio final esté completamente actualizada. Un sistema ERP puede integrar ambos aspectos para que la información disponible en la tienda se corresponda con los datos del back office. El software coordina todo los datos del artículo que sirven para impulsar la conversión, así como para aplicar técnicas de venta cruzada o de precio más alto. Muchas tiendas en línea utilizan módulos de gestión de información de producto que sirven para dar un extra de información persuasiva e impulsar las ventas.

Una ventaja significativa para los comerciantes en línea es la facilidad para calcular el precio final. El ERP unifica datos relacionados con proveedores, egresos, impuestos, logística, etc., por ello, se hace mucho más simple calcular correctamente el costo definitivo de un artículo y mantener al día las finanzas.

Principales características de un ERP

Ya te hemos descrito qué es un sistema ERP, cómo funciona el software y sus aplicaciones para Pymes y especialmente para comercio electrónico. Pero todavía tenemos mucha más información para darte. En esta sección te listaremos las importantes características de este revolucionario programa para la gestión de empresas.

Software modular

Se compone de distintos programas interconectados que cumplen cada uno funciones específicas. La sumatoria de todos ellos es lo que otorga a este software su carácter de global para comprender, supervisar y registrar todas las operaciones del negocio. Cada parte del ERP si bien con cierto rango de independencia pertenece  un único sistema que compila la información en una base de datos única, la cual es compartida por cada departamento y actualizada constantemente. Los módulos más usuales, pero restrictivos son los siguientes:

-Finanzas: aplicación para atender toda el área contable como el seguimiento de activos, pasivos, impuestos, manejo de presupuesto, pago de nóminas, gestión de cuentas, etc.

-Inventario: todo lo relacionado con la cadena de suministro, creación y estatus de productos. Muy útil para conocer los pedidos, movimientos de stock y optimizar el presupuesto y contratación de proveedores.

-Manejo de personal: toda una aplicación para hacer seguimiento en recursos humanos, conocer estatus de trabajadores activos, potenciales colaboradores, el registro de asistencia y el detalle de la nómina.

-Otros módulos pueden abarcar transporte, logística, seguimiento de proyectos incluyendo campañas de marketing.

Configurable

Adaptable a las necesidades de la empresa. Es una herramienta que se configura al funcionamiento, tamaño, funciones y demandas de la compañía. Puede cubrir todo la operatividad u ocuparse de tareas específicas. Se puede ampliar y modificar a petición. Los sistemas modernos están alojados en la nube por lo que permiten acceso web remoto. Esta cualidad facilita el resguardo de la información, disminuye los costos de instalación y admite actualizaciones con mucha frecuencia.

Base de datos única

Este es una de sus diferenciales, pues a pesar de constituirse por varios módulos, el sistema unifica la información de la empresa en un solo registro conectado con cada departamento, actualizado en tiempo real y abierto a consulta por todos los sectores. Así, es posible rastrear una operación o producto desde su creación, hasta su envío al cliente. Por ejemplo, si el departamento de atención al cliente necesita consultar el estatus de un pedido puede consultar la base de datos y no tener que llamar al almacén o departamento de logística.

Esta característica es lo que permite que la empresa se vuelva eficiente, ejecutar acciones de forma expedita y tomar decisiones con pleno conocimiento de cada elemento de la compañía y su funcionamiento. Los departamentos se comunican mejor entre sí y pueden apreciar a la compañía como un todo donde cada acción no permanece aislada, sino todo lo contrario. Por otro lado, se elimina la duplicación de datos, la creación de múltiples registros y, lo mejor, se disminuye el riesgo de error.

Combinable con otros sistemas de gestión

Es posible implementar el sistema de ERP junto con otros programas. Usualmente se hace con el software de CRM (Customer Relationship Management), pero también es posible incluir otros como el ECM (Enterprise Content Management), el BPM (Business Process Management) y el BI (Business Intelligence).

Descubre los tipos de ERP

Aunque en funcionamiento el sistema en general tiene el mismo objetivo, hay diversos tipos de ERP que se pueden encontrar en el mercado. Su escogencia depende del uso a dar, tamaño de la empresa y presupuesto.

Según el diseño: puede ser a la medida de la empresa, completamente adaptable con más tiempo de instalación y un costo alto. El ERP predefinido con módulos ya desarrollados y funcionalidades pre-establecidas.

Según instalación: puede ser local con un hardware dentro de la empresa o en la nube alojada en servidores web remotos.

Según la solución: verticales, los diseñados para un único sector; horizontales, horizontales, adaptados para cualquier industria.

De código abierto para modificación con desarrolladores o de código cerrado.

De la mano de un experto es posible despejar dudas, pues cada proveedor tiene su propio funcionamiento y cualidades. No sería correcto afirmarte cuál de estos tipos es mejor que otro, pues siempre dependerá de las necesidades de la empres que hará uso del servicio.

Beneficios del ERP: por qué elegir un sistema de este tipo para tu empresa

El sistema de planificación de recursos empresariales ofrece una serie de beneficios significativos para incrementar la eficiencia y la productividad de cualquier empresa. Así que si tú estás considerando implementar un software de este tipo estás a las puertas de una inversión valiosa para tu negocio. A continuación te mencionaremos los beneficios de su uso dentro de una compañía.

Para empezar y uno de los más importantes es la optimización de todos los procesos operativos. Se trata de un sistema que organiza todos los departamentos o áreas y los conecta de forma tal que la información necesaria para llevar a cabo las actividades se distribuirse uniformemente. Asimismo, aporta una estructura de trabajo homogénea que estandariza todos los procesos y protocolos.

En este sentido, la aplicación del ERP motiva a la creación de una nueva cultura  organizacional más ordenada y formal, donde reina la coherencia para que todas las áreas trabajen de la mano bajo un lineamiento común. Por supuesto, esto no implica que los departamentos pierdan independencia; más bien se trata de un sistema que organiza y ayuda a cada sector a realizar sus actividades de manera más fácil y rápida.

Se mejora la comunicación interna abriendo un canal de consulta directo a la base de datos compartida que sirve para que cada área pueda corroborar cualquier punto o momento de la operatividad. Es posible superar los obstáculos de comunicación mejorando el intercambio de datos y la actualización de la base de datos central.

La optimización de procesos ayuda a aumentar la productividad eliminando puntos de fricción, puntos ciegos y plazos de espera innecesarios. Se podría afirmar  que hay una mejoría importante medible incluso por encima de un 40%. Cifra que se transformar en mayor manejo de clientes y ganancias.

Disminución del trabajo manual y de la carga contable y administrativa. La planificación de recursos puede llevar a cabo tareas complejas que incluyen áreas financieras y mercantiles. Además, ofrece al personal encargado de tomar las decisiones una visión global de la empresa facilitándoles la puesta en práctica de cambios. Son un apoyo para las gestiones ágiles que evitan la burocracia o la pérdida de tiempo y que sustenta la gerencia en análisis de escenarios futuros reales.

La data centralizada elimina los informes duplicados y registros sin actualizar. Una única fuente de información hace que toda la organización confíe en la integridad de la información. Del mismo modo, se puede contar con una actualización constante e cifras fidedignas en tiempo real.

A tomar en cuenta: ERP ventajas y desventajas

Junto con la descripción de beneficios de ERP que te mencionamos en el apartado anterior, en este apartado encontrarás una revisión de las ventajas y desventajas de un sistema de planificación de recursos empresariales. ¡Adelante!

Las ventajas

-Toda la información  que se obtiene con el ERP se considera muy confiable, integra y actualizada. No hay ninguna otra fuente de datos con mayor calidad que la base de datos central que se consigue con este software.

-Cada departamento puede consultar cuando lo desee la data única y revisar estatus de operaciones o productos. Esto sin temor a errores provocados por duplicados.

-La unificación de la información evita que el trabajo de reingeniería, la reproducción de los procesos y la pérdida de tiempo y recursos valiosos para la organización.

-La superación de la redundancia permite que se optimice el presupuesto y el capital humano pueda dedicarse a actividades más relevantes. Mejor aprovechamiento del tiempo para el personal y en los procesos en general.

-Estandarización de procesos, por ello es más fácil replicar las buenas prácticas y los departamentos pueden trabajar mejor de forma conjunta.

-Al mejorar la cadena de producción y suministro es posible atender a los clientes finales con mayor rapidez. Del mismo modo, los departamentos de soporte y atención al cliente pueden ser más efectivos en sus respuestas.

-El ERP es escalable y modificable, por ende, se adapta a los requerimientos presentes y futuro s de tu empresa. Asimismo, se trata de un software personalizable.

-Ayuda a ejercer control total sobre la gestión empresarial. Lo mismo con la ejecución de determinados proyectos.

-Automatización de las tareas rutinarias y reducción de los costos operativos. Esto se traduce en mayores ganancias a largo plazo.

Desventajas

Creemos que el término más correcto sería en de limitantes, pues no son contras que impidan el buen funcionamiento de la empresa o lleguen a afectar de forma negativa a alguno de los departamentos o áreas de la compañía.

-El precio: suele ser muy mencionado, pero es natural que un servicio de tal magnitud represente un coste elevado. Sin embargo, creemos que la inversión lo vale.

-Retorno de inversión a largo plazo: implementar un ERP es un proceso que toma tiempo y etapas, su uso lleva a una fase de adaptación y los beneficios comienzan a percibirse a largo plazo.

-Su puesta en marcha modifica la cultura empresarial lo que puede crear resistencia o apatía entre los miembros del negocio. Se recomienda un proceso de capacitación y motivacional para el personal.

-Si los departamentos se resisten a compartir información el sistema no será tan efectivo.

ERP en la nube México

Dar el paso de contratar un servicio de ERP es muy importante, es una gran renovación al funcionamiento actual de la empresa y una inversión en pro de la eficiencia.  Ahora, escoger el software correcto es primordial y, por ello, queremos describirte en este apartado el cloud ERP o ERP en la nube.

Una de las modalidades en auge en México y cuya metodología de trabajo ha logrado solventar algunas limitaciones usuales del sistema de planificación de recursos empresariales. Nos referimos al alto costo y lo complejo de la instalación de los ERP locales, por su parte las alternativas en la nube combinan lo mejor del Internet para dar a las empresas mayor flexibilidad. Pero cómo funciona un ERP en la nube es algo que te explicaremos a continuación.

El cloud ERP igualmente un software, pero catalogado como software as a service o SaaS. Esto significa que los datos se mantienen en un servidor remoto y resguardado por el proveedor, es posible acceder al sistema solo con conexión y desde cualquier lugar del mundo o dispositivo. Solo este aspecto otorga a la organización y su gestión una enorme movilidad, pues ya no se depende de la instalación de hardware dentro del negocio y de los gastos posteriores en equipamiento adicional para personalizar o hacer funcionar el sistema en su totalidad.

Asimismo, se trata de un software bajo demanda, es decir, que el pago del mismo va de la mano con el uso. Es posible trabajar bajo una estructura de precios más flexible adaptada al presupuesto de la empresa como a sus necesidades puntuales. Hay un ahorro considerable al prescindir de hardwares, servidores e mecanismos de seguridad en situ. La modalidad SaaS es lo que hace a este tipo de ERP tan atractivo para Pymes que buscan una inversión inteligente de sus activos con menos riesgos y la contratación de servicios que se adapten a sus requerimientos.

Por otro lado, la alternativa con alojamiento en la nube permite mantener los datos a buen resguardo, actualizados y disponer de ellos cuando se necesite sin ningún tipo de barrera física. Estos servicios, además, cumplen con toda una rigurosa normativa de seguridad, privacidad y rapidez para que tu organización siempre esté al 100% de sus operaciones.

Características de un cloud ERP

-Los módulos o recursos se escogen según demanda, se paga por lo que se utiliza.

-El software en la nube evita que se deba aumentar la capacidad informática instalada en la empresa.

-Servicio escalable, se van agregando funciones según sea necesario.

-Acceso solo con Internet y alojamiento en servidores remotos y seguros.

-Costo menor que al servicio local, los servicios se pueden alquilar sin tener que comprar equipos y pagar el proceso de instalación. Del mismo modo, se evita tener que pagar a un equipo especializado de TI.

-Ahorro de gastos de soporte, mantenimiento y actualización.

-Los beneficios comienzan a percibirse más rápido.

-Datos respaldados y hay un contingente para los escenarios de recuperación.

Cuánto cuesta un ERP: hablemos de precio

Este, sin duda, es un punto crucial al momento de contratar un ERP. Usualmente se considera que su coste es demasiado elevado para las pequeñas y las medianas empresas, sin embargo, los costos son variables y hay posibilidades de encontrar presupuestos ajustados a la capacidad de pago de la organización. Por supuesto, debemos aclarar que igual se trata de una inversión considerable con un retorno medible luego del primer año de implementación.

Los precios van a depender del tipo de servicio que se contrate, pero podríamos estimarte unos montos que pueden ir desde los $5000, $25000 hasta los $100000 dólares americanos. Como verás la variación es bastante amplia, la cual depende del grado de personalización de la solución que se contrate.

Generalmente cuando vamos a pagar por un ERP el precio se suele repartir entre los siguientes elementos:

-La consultoría: puede llegar al 30 o 50% del costo del servicio, pues es la encargada de brindar acompañamiento, estudiar las necesidades y operaciones de la empresa para luego ofrecer la versión del software idónea, supervisar la implementación e impartir la formación a los empleados.

-Coste de licencia: es variable y puede alcanzar hasta un 35%. Se calcula con base a la cantidad de usuarios que van a trabajar con el ERP.

-Costo del hardware: el 10% en el caso de que aplique para la compra de equipos, con las soluciones en la nube usualmente se incluye en el costo de la licencia.

-Mantenimiento: del 5 al 15% para introducir actualizaciones y corregir posibles fallas.

Proveedores de ERP: cómo escoger al adecuado

Este 2019 el mercado de proveedores de sistemas de planificación de recursos ha crecido. La experiencia y las nuevas tendencias han abonado el terreno para la proliferación de distintos proveedores de software industriales en México y el resto de la región.

Cada uno de ellos puede brindar un servicio diferente, con cualidades o diferenciales propios que son importantes comparar para determinar cuál es la alternativa ideal para la empresa. Este es el paso más crucial: tomarse el tiempo de conocer a los proveedores y el software con el que trabajan, cuáles son sus características, cuáles sus módulos y cómo es el funcionamiento. Recuerda que la finalidad es encontrar el servicio correcto para aumentar la efectividad, producción y ganancias de forma significativa.

Ten en cuenta que cada proveedor tiene su propia oferta de módulos configurables y capacidad de personalización a un precio determinado y con varias modalidades de pago. Antes de comenzar la búsqueda establece un presupuesto de partida y esto te ayudará a precisar mejor tus elecciones. Luego, consulta sobre las especificaciones del software y el servicio de soporte.

Algunas buenas prácticas que puedes aplicar son las siguientes:

-Investigar la experiencia, trayectoria y las valoraciones de clientes. También, si ya han trabajado antes con otras empresas de tu sector.

-La cantidad de técnicos por proyectos, cómo es la metodología y el seguimiento que brindan. Especifica detalles; canales de contacto, tiempo estimado de implementación, fases del proyecto, revisiones, etc.

-Cómo son las cláusulas del contrato, tus derechos, deberes y garantías.

-Anota los pros y contras, analiza los beneficios frente a las limitaciones. Sé precavido e inteligente.

-Valora la experiencia y verifica si hay alternativas especializadas en tu sector comercial.

-Ubica las opciones que te ofrezcan interfaz sencilla, intuitiva, fácil de utilizar por tus colaboradores.

Los mejores ERP en México

Como te mencionamos en el apartado anterior, encontrar un buen proveedor depende exclusivamente de cuánta capacidad de adaptación obtienes como cliente. Esto aplica tanto para las necesidades operativas de la empresa como para el presupuesto. Aunque este último no debe ser un punto decisivo al comenzar la búsqueda, si puede serlo para la selección final de proveedores cuyos características son muy similares.

Sería difícil decirte cuál es la lista de los mejores ERP en México este 2019 sin conocer a profundidad el funcionamiento de la organización, los requerimientos actuales y proyecciones. No obstante, podemos darte una selección de las mejores características y que se pueden considerar puntos clave de un buen proveedor de sistemas de planificación de recursos empresariales.

-Experiencia en tu sector comercial o similares. Entre más conocimiento tenga el proveedor de tu área comercial, mejores resultados podrás conseguir.

-Posibilidad de acceder de forma remota al sistema y gestionar la empresa o hacer revisión de datos y procesos. Cuánta mayor disponibilidad tengas, mejor. Por lo tanto, las alternativas de cloud ERP son las más recomendables.

-La cantidad de módulos que necesites, si vienen predeterminados que puedan ser adaptados tal cual la organización demanda.

-Escalabilidad, que se pueda ir ampliando el sistema y sus funciones a conveniencia.

-Los proveedores locales tienen una mejor adaptación a la normativa fiscal y la facturación es más acorde a la legislación vigente.

-Los proveedores que están haciendo uso de tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático están entre los mejores.

-Atención al cliente y soporte rápido. Entre más rápido tu compañía pueda contar con asistencia para la resolución de problemas, más idóneo es el proveedor.

ERP ejemplos: verificando las alternativas

La empresa moderna y el mercado han cambiado tanto que toda industria puede beneficiarse del uso de un sistema de planificación de recursos. De ahí, que surjan constantemente ejemplos de su implementación en diversos sectores comerciales. En el retail ha tenido un impresionante impacto positivo, así como en el comercio electrónico ayudando a marcas digitales a optimizar sus procesos. Asimismo, en áreas como los hidrocarburos, las instituciones financieras, la cadenas de comida, la farmacéutica y las educación.

Algunos ejemplos comunes de proveedores suelen ser SAP, Microsoft, Oracle, solo por mencionar algunos. Sin embargo, estos nombres representan muy poco lo que se puede encontrar, pues hay excelentes opciones a un costo más conveniente como Odoo, de la que te hablaremos a continuación.

Odoo ERP: la alternativa de código abierto sin pago de licencia

Odoo o como se le conocía anteriormente OpenERP es un software de código abierto de alcance global que se una alternativa de las mejores para integrar un sistema de planificación de recursos a una empresa.

Una de las ventajas notables de Odoo ERP es que cuenta con módulos preestablecidos que pueden ser personalizados con un alcance tremendo en componentes para comercio electrónico, funciones de CRM, sitio web, junto con los usuales de contabilidad, cadena de suministro, gestión de inventarios y almacenes, facturación, logística y mucho más.

Muchos de los módulos de este ERP están cubiertos por licencia pública, por ende, no hay que pagar por ellos. Solo deben considerarse los gatos de personalización con un equipo de expertos desarrolladores. Para la adaptación es necesario respetar los términos de la licencia, no obstante, el rango de personalización es enorme y muy completo. Como empresa mantiene a disposición más de 10000 aplicaciones en su software, unos creados oficialmente por la marca y otros que son contribución de una comunidad activa de desarrolladores.

Algunas de estas aplicaciones pueden ser ejecutadas desde fuera del ERP o desde el mismo, por ello, Odoo ha evolucionado como un ERP a una nueva modalidad de servicios empresariales en la web con marcado enfoque hacia la innovación y la calidad. Para muchos expertos, uno de los servicios empresariales en la web más notable de todos, con un crecimiento exponencial y múltiples módulos y aplicaciones para gestionar cada detalle de una empresa. Una alternativa para pequeños y medianos que se posiciona como un referente en el mercado y uno de los proveedores más eficientes.

Hay mucho más para explorar sobre el sistema ERP y Odoo por ello, te invitamos a que sigas investigando sobre estos importantes temas en nuestro blog. Contamos con diversos artículos que te ayudarán a profundizar en los varios tópicos que hemos abordado en esta revisión.

Nuestra intención es que cuentes con todos las conocimientos para tomar un decisión acertada. Por supuesto, si quieres recibir una asesoría personalizada sobre cómo implementar el ERP a tu comercio en línea, podemos ayudarte.

Recuerda que tenemos 10 años de experiencia en la creación de negocios digitales. Ve a la sección de contacto o agenda un DEMO gratis. ¡Estamos para ayudarte!

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