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Cómo es el manejo de ERP y por qué puede ayudar a las empresas a ser más eficientes

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Creemos que este 2019 demanda a las empresas mayor rapidez en sus procesos y mejores respuestas ante los cambios del mercado y hábitos de sus consumidores. Por ello, contar con un manejo de ERP se vuelve crucial para coordinar los procesos, optimizar la producción y, en general, comprender el funcionamiento de la organización a fin de abordar potenciales problemas. Así que empezaremos por revisar cómo funciona y los detalles que caracterizan a un software de planificación de recursos empresariales.

El manejo de ERP y la implementación de un programa integral de gestión para empresas

El ERP o Enterprise Resource Planning es un programa que sirve de solución a los procesos o actividades operativas internas de una compañía, ofreciendo un software de arquitectura industrial que automatiza, controla y ejecuta diversas prácticas comerciales. Su objetivo es hacer las tareas bajo un protocolo estándar que facilita la integración entre todas las áreas o departamentos de un negocio. Esto se traduce a que el manejo de ERP puede solventar todo lo que tiene que ver con producción, manufactura, cadena de suministro, inventario, almacén, finanzas, legal, manejo de activos, pago de nóminas y recursos humanos.

Como sistema se caracteriza por la integración y la eliminación del trabajo manual. Lo o que permite simplificar la rutina diaria de trabajo y facilitar que los empleados dediquen su tiempo de labores a actividades más productivas. Un programa de este tipo puede aumentar significativamente el nivel de productividad haciendo que las empresas que lo implementan experimente un crecimiento notable en su eficiencia.

Cómo funciona

Para entender cómo es el funcionamiento debemos considerar dos importantes aspectos que son clave. El primero, el manejo de ERP se hace a través de módulos. Esto significa que los programas vienen configurados por una serie de aplicaciones predeterminadas que responden a cada uno de los departamentos que componen a la organización. Así, existen los más usuales: modulo de finanza, logística, inventario, facturación, entre otros. Estos se aplican de acuerdo a las necesidades de la empresa y se personalizan para poder atender a tareas es específico.

Si bien la puesta en marcha de un programa de planificación de recursos supone para la empresa un cambio en la forma como realizan sus operaciones, debe ser lo suficientemente flexible para ayudar al negocio a realizar los procesos de la mejor forma posible con resultados más óptimos. Como podrás predecir, el manejo de un ERP que tenga poco nivel de adaptación no cumplirá con los requerimientos deseados e incluso puede generar problemas mayores.

¿Qué se puede conseguir en el mercado? Hay proveedores de ERP que ofrecen un software de código abierto que admite gran amplitud de modificación a través de desarrolladores siempre que se trabaje bajo los términos de la licencia. Por otro lado, están las opciones de código cerrado que ofrecen un paquete de funcionalidades con determinada capacidad de personalización.

El segundo aspecto a evaluar y uno de los diferenciales más importante es que el ERP centraliza toda la información de negocio es una sola base de datos. Esta consolidación resulta muy beneficiosa para evitar la duplicación de cifras y de informes, disminuir errores y, a su vez, trabajar siempre con material actualizado que sirve para comprender el estatus actual de la empresa.

La base de datos única

Analicemos las implicaciones de una base de datos central. Para empezar la unificación de la información facilita su actualización en tiempo real. También, ofrece una fuente de verdad para todos los departamentos que pueden conocer cada operación y su recorrido en la cadena productiva. Por ejemplo, para un negocio de retail esto serviría para que logística sepa de manera expedita dónde se encuentra determinado producto en almacén o para que el departamento de finanzas pueda analizar cuáles artículos tienen más movimiento y cuáles no, sin la necesidad de llamar al área de inventario o esperar a que se emita un reporte.

Asimismo, una empresa puede utilizar esa fuente de conocimiento para mejorar la comunicación entre departamentos y para crear una estructura de trabajo común, estándar que se oriente al cumplimiento conjunto de objetivos. Esto no significa que las áreas operativas pierdan independencia, sino que se guíen por una nueva política de trabajo común y de carácter global.

Por supuesto, todo manejo de ERP va modificar la actual metodología laboral y su ejecución total es un proceso que se cumple en diversas fases que contemplan la personalización del software, la puesta en práctica, pruebas de desempeño y resolución de errores. Es normal que el esfuerzo y la inversión comiencen a rendir frutos a largo plazo, pero de hacerse correctamente los resultados son altamente positivos.

El nuevo manejo del ERP

Durante los inicios de estos sistemas de gestión empresarial demandaban la instalación de equipos especializados dentro de las compañías. Noo eran escalables y generaban altos costos operativos. Por ende, la cantidad de negocios que podían acceder a estas soluciones empresariales era bastante limitado. Pero gracias al enorme beneficio del Internet han surgido las alternativas en la nube. Estas dan mayor rango de alternativas y oportunidades a los comercios, especialmente a los negocios digitales.

En la actualidad existe el cloud ERP que funciona como un modelo SaaS o de software as a service, cuya principal ventaja es que los servicios se prestan bajo demando. Lo que equivale a pagar única y exclusivamente por lo que se usa, con acceso remoto al sistema desde cualquier dispositivo y sin la instalación de hardware.

Con un alojamiento y ejecución desde servidores remotos y protegidos por estrictas normas de privacidad, estos programas se ofrecen de forma escalable. Así, una compañía puede escoger los módulos a utilizar de acuerdo a sus necesidades y sacando más provecho de su presupuesto. Asimismo, se reducen los costos de instalación, mantenimiento y actualización, una enorme ventaja.

Por qué escoger un programa de esta categoría

Cuando se trata de un programa para mejorar la utilización de los recursos estamos aludiendo a que su uso reduce costes operativos, disminuye el tiempo entre tareas, mejora la comunicación, reduce riesgos de inversión y ayuda a las empresas a ser más productiva. Esto se manifiesta en un aumento de las transacciones y los clientes satisfechos.

La nube, además, sirve de respaldo a la información sensible, la protección de la confidencialidad y la consulta constante de los resultados. Por ello, ayuda a que las decisiones se tomen en el momento oportuno resolviendo problemas con rapidez. Igualmente, es posible trabajar con base a proyecciones reales que entienden la capacidad operativa.

Todas las nuevas tecnologías se pueden aprovechar: la inteligencia artificial, el aprendizaje automático para obtener más conocimientos valiosos. El ERP se enriquece con la experiencia de usuario y es capaz de renovar sus funciones con mucha frecuencia a fin de modernizar toda la estructura interna del comercio.

Otras razones que nos gustaría compartirte son las siguientes:

-Información verídica, confiable, consolidad y siempre disponible.

-Disminución de los gatos de operación.

-Metodología de trabajo unificada.

-Simplificación y automatización de los procesos o tareas.

-Más productividad, más ganancias.

-Control financiero y, por ende, mejores decisiones sobre el uso del presupuesto.

-Plena integración de los departamentos.

-Fácil resolución de problemas.

Descubriendo el potencial

A nuestro parecer un buen ERP en manos de un negocio dispuesto a sacar el máximo provecho de sus beneficios puede hacer relucir el máximo potencial de la organización. Esta es una de las razones por las que se le considera el sistema para las empresas del futuro que lo convierten en el punto de partida de cualquier estrategia empresarial y de venta. Así que nos complace mucho que lo estés considerando como parte de las próximas acciones para tu empresa ¡Excelente!

Pero como sabemos que se trata de una decisión importante y la cual amerita más investigación no dejes de revisar en nuestro blog los demás artículos sobre este tópico

Hasta acá el tema del manejo de ERP, compártelo y ayúdanos a difundir

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