El ERP para Pymes es considerado el software de las empresas con futuro. Pero  el por qué de esa consideración y cuáles son las necesidades que cubre son los dos aspectos importantes en los que no centraremos en este artículo. ¡Bienvenido a nuestro sitio web dedicado a los negocios digitales y el comercio online! Somos un equipo de asesores con 10 años de experiencia. Así que no solo estamos avalados para ayudarte en tu búsqueda de información, sino que nos encanta compartir los conocimientos y experiencia que hemos acumulado.

Hemos preparado este artículo para explicarte la relación entre el funcionamiento de las Pymes y los beneficios de un ERP. No dejamos ningún aspecto por fuera. Sigue leyendo muy atento y si al finalizar la lectura tienes alguna duda, ve directo a nuestro contacto o déjanos un comentario. ¡Empecemos!

ERP para Pymes: demanda, tamaño y eficiencia

El término Pyme está generalmente asociado a mediana o pequeña empresa, pero esta clasificación puede variar entre países y legislaciones. Lo cierto, es que se les considera indispensables para el impulso económico de las naciones y una fuente importante de empleo e innovación. Asimismo, una Pyme es una empresa que ha superado la etapa del emprendimiento y que ya cuenta con una estructura más o menos definida. Un equipo de trabajo, intereses y objetivos de productividad claros.

Aunque, al momento de pensar en una Pyme consideramos el tamaño, este suele ser un límite borroso, especialmente cuando analizamos el comercio electrónico que puede ser administrado a través de una estructura más simplificada y contar con un patrimonio físico más reducido, pero no por ello dejar de percibir ganancias considerables. Algunas definiciones debatibles, pero que podrían ayudarnos a tener una idea más clara es la siguiente: empresas pequeñas y medianas que van desde los 10 a los 250 empleados.

Por nuestra parte creemos que, a grandes rasgos, lo que puede delimitar a una Pyme es que su estructura y manejo de transacciones amerita un sistema de automatización para hacer frente a su actual demanda operativa. Son organizaciones que generan empleo, fuente de negocio y muchas veces competitivas con las grandes corporaciones en determinados nichos. Asimismo, se suelen adaptar con mayor facilidad a los cambios del mercado y esto las hace innovadoras. Pero esto también depende de las herramientas con las que cuente la organización y que tan moderno o eficaz sea el programa de soporte para sus procesos de gestión.

Hacer frente a los problemas con el uso de ERP para Pymes

Como todos sabemos el crecimiento de una empresa es un proceso paulatino, de trabajo constante y superación de obstáculos. Muchos cambios se van percibiendo cuando se dan ciertos problemas o inconvenientes para hacer frente a las demandas del mercado y los usuarios. En este sentido, toda Pyme suele enfrentar la disparidad entre lo reducido de su estructura y el crecimiento de sus transacciones. Del mismo modo, la estandarización o regularización de los procesos para funcionar con orden y eficiencia.

Igualmente, la dificultad para hacer un mejor uso de su presupuesto, mejorar el desempeño de sus inversiones, del uso del tiempo de trabajo de sus colaboradores y aumentar su productividad. Todos aspectos fundamentales para hacer frente a los desafíos y hacer crecer su competitividad.

Cuando se llega a este punto un ERP para Pymes  puede ser la solución, pues este servicio se compone por un software con la capacidad de gestionar las áreas operativas de la compañía, automatizando las tareas y gestionando los recursos, de forma tal, que se reduzca considerablemente el trabajo manual y el tiempo entre actividades.

Un software para la administración de recursos empresariales

El ERP es un programa informático empresarial destinado a gestionar los diversos recursos y áreas de un negocio a través de módulos o aplicaciones que se encargan de llevar a cabo actividades de facturación, logística, manufactura o producción, pago de nómina, contabilidad, compras, ventas, inventario, etc.

Se le conoce como un software de planificación, pero su enfoque principal es estandarizar, controlar, optimizar y simplificar los procesos operativos. Por ello, el ERP para Pymes es considerado entre las soluciones más modernas y de calidad para incrementar la productividad de una organización llevándola a niveles nunca antes conocidos de eficiencia.

Beneficios de un sistema ERP para las pequeñas y medianas empresas

El objetivo principal del ERP es crear soporte a los procesos a través de una serie de funcionalidades que la empresa contratante puede y debe personalizar para que este, al ser implementado, de acuerdo a sus necesidades. En la actualidad es posible encontrar proveedores que ofrecen alto grado de modificación del programa y algunas opciones ya desarrolladas para industrias o nichos específicos, siendo esto últimos los más especializados.

Al utilizarse, el software ERP puede automatizar distintas áreas o departamentos a petición de la empresa, pues se trata de una solución escalable a la que se le puede ir ampliando el alcance a medida que se requiera. Por ende, una Pyme puede escoger cuáles módulo utilizar, uno de los más usuales: facturación, contabilidad, logística, nómica, cadena de suministro.

Cloud ERP

Otra ventaja de estas soluciones de TI empresarial es que se presenta bajo el formato cloud o en la nube, el cual no es otra cosa sino todo el sistema administrativo resguardado de forma remota y de funcionamiento bajo demanda. Esto facilita a las empresas el acceso a esto servicios bajo una modalidad de costos más flexible. Al estar en la nube se presentan con una interfaz intuitiva y adaptativa y estrictas políticas de privacidad, aspecto que significa una reducción considerable en los costos de instalación, mantenimiento, actualizaciones y manejo de copias de seguridad de datos.

Otro elemento clave es la unificación de la base de datos. El sistema de planificación de recursos empresariales recopila y consolida toda la información de los procesos, resultados y experiencia de usuario es una base de datos íntegra. Este hecho elimina de raíz de la duplicación de registro; mientras pone a disposición una fuente de verdad actualizada a tiempo real y abierta a consulta para cualquier departamento. Todo esto se traduce a rapidez en la distribución de la información e integración de todos los sectores de la compañía, toma acertada de decisiones, resolución expedita de problemas, proyecciones realistas y mejores fundamentos para desarrollar estrategias de ventas y fidelización de clientes.

Elementos indispensables

Ya sabes las ventajas, ahora queremos mencionarte algunos elementos indispensables a evaluar antes de iniciar la búsqueda de un ERP para Pymes.

-Amplio conocimiento de tu nicho comercial, cuáles son sus características, cómo deberías mejorar el desempeño y qué espera el cliente. Esto te ayudará a entender cuáles son los requisitos que el ERP debe cubrir.

-Cuáles son las dimensiones de la organización, cuánto debe abarcar el software y el nivel de flexibilidad necesarios para escoger a un proveedor.

-Estimar el alcance del programa en cuanto a los departamentos o áreas operativas a renovar, usuarios que ven a usar el sistema

-Tiempos previstos de ejecución. Cuándo sería el periodo ideal para la implementación tomando en cuenta que la puesta en marcha no es inmediata y no debería coincidir con los tiempos de mayor demanda.

-El presupuesto, con esto mucho cuidado porque lo barato siempre puede salir caro. Hay muchas cosas más relevantes que el precio, pero es recomendable tener un monto en mente.

¿Qué hacer?

Para nosotros está claro el gran valor que aporta un software de este tipo, sus beneficios son numerosos y las empresas que han usado estás soluciones pueden reportar un crecimiento increíble y optimo desempeño. Por ello, te alentamos a que sigas indagando.

Ya has dado los primeros pasos importantes en la búsqueda y contratación de un ERP. Mucha más información sobre el tema te espera en nuestro blog.

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