¡Hablemos sobre qué es un ERP y la planificación de recursos! ¿Este 2019 es el año cuándo buscarás darle a tu empresa una actualización innovadora? Queremos ofrecerte la información más veraz sobre el tema y así descubras si este sistema de gestión es el adecuado para cubrir las necesidades de tu negocio. Tenemos 10 años de experiencia  como asesores ecommerce, creadores de tiendas en línea y mucha experiencia consolidando negocios digitales, así que en este blog encontrarás todos los datos que más te urgen.

Seguramente has llegado acá porque has escuchado que el ERP es el software empresarial que puede ayudarte a renovar la administración y los procesos operativos de tu compañía. Pero ¿ya sabes qué es? Y ¿Cuáles características lo definen? Bueno, en este artículo resolveremos juntos esas dudas. Por supuesto, hay mucha más información sobre el ERP, así que te invitamos a seguir investigando navegando en nuestro blog Terrabionic. ¡Comencemos!

¿Qué es un ERP? Conoce de qué va este programa para automatizar la administración

Comencemos por decirte qué es un ERP o mejor dicho un sistema de planificación de recursos empresarial (en inglés Enterprise Resource Planning). Aunque su nombre lo mencione su función no es planificar, sino más bien administrar o gestionar los diferentes departamentos o procesos de una empresa. Su objetivo no es crear productos, más bien canalizar y organizar las diferentes actividades productivas que se llevan a cabo internamente en un negocio. Su gran beneficio está en que el software ERP puede controlar muchas operaciones de forma automática conectando cada departamento, lo cual trae un mayor nivel de eficiencia y rapidez general.

Asimismo, el ERP por definición resulta un paso innovador para las empresas que buscan apoyar  su crecimiento en protocolos y procesos que dejan de lado el trabajo manual y aprovechan mejor el tiempo y el esfuerzo humano en el desarrollo de actividades importantes. Se le considera un software integrador capaz de unificar la rutina de trabajo en una metodología eficaz que libera la carga laboriosa del día a día, esto porque el sistema es capaz de encargarse de todo lo que tiene que ver con producción, cadena de suministro, manejo de almacenes y gestión de inventario, contabilidad, logística, creación de informes y mucho más.

Ideal para Pymes

Su uso está recomendado para pequeñas empresas y, especialmente, Pymes pues estas últimas se caracterizan por un volumen de transacciones y equipo de trabajo que ameritan de una plataforma flexible y moderna para mantener el ritmo de su crecimiento y seguir ofreciendo calidad a sus clientes. Suelen ser estas las que con más frecuencia se ven abarrotadas por el trabajo manual y la incapacidad de dar abasto a la demanda y, por ello, el sistema ERP se presenta como la solución empresarial ideal para modernizar su estructura.

Al analizar lo qué es un ERP surgen algunos elementos caracterizadores que te mencionaremos a continuación:

Gerencia

Podríamos catalogarlos como sistemas de gerencia empresarial pues pueden controlar y regular las operaciones de una compañía desde el manejo de un producto en inventario, su distribución y venta. Se han destacado por su efectividad para controlar los aspectos financieros con distintas aplicaciones para facturación, impuestos, activos, pasivos, pago de nómina, etc. Sin embargo, estas funciones no son las únicas que pueden desempeñar.

Un sistema de planificación de recursos es configurable, flexible y personalizable, debe adaptarse a las necesidades de la empresa, respondiendo a sus requerimientos y permitiendo que realicen sus actividades de la mejor forma posible. Por ello, los proveedores de ERP ofrecen diferentes niveles de personalización de su software, incluso los hay desarrollados para sectores o nichos comerciales específicos, por ejemplo, para la industria farmacéutica, banco, instituciones educativas, comercio en línea, retail, etc.

Asimismo, su popularidad y beneficios comprobados han logrado que el mercado de ERP se diversifique y así es posible encontrar proveedores que ofrecen de forma complementaria funciones para la gestión de actividades de relaciones con clientes (CRM), las cuales incluyen seguimiento de campañas, acciones de marketing, calidad y satisfacción de usuarios. Un ejemplo de esto, es Odoo un ERP de código abierto con cientos de aplicaciones que incluyen módulo para web, comercio electrónico, marketing y mucho más.

Estos programas se han ganado la fama de complejos en su implementación, pues anteriormente se requería de la instalación de hardware y diversos dispositivos dentro de las instalaciones de la empresa, lo que llevaba a una inversión importante en equipamiento y una estructura más rígida de costos. Sin embargo, para este 2019 el sistema más demandado se caracteriza por ser un sistema cloud. Te explicamos qué significa a continuación.

Sistema en la nube

La planificación de recursos ha evolucionado gracias al Internet y ahora es posible encontrar alternativas de cloud ERP o en la nube, las cuales permiten acceso remoto al sistema desde cualquier lugar del mundo y dispositivo. Estas opciones no requieren de la instalación de hardware y, por ello, implican un significativo ahorro en dinero y tiempo de implementación. Adicional, siguen un modelo SaaS (software as a service) lo que permite usar el programa como una suscripción bajo demanda, es decir, se paga por lo que se usa.

La compañía puede hacer optimizar su inversión con un modelo de costos más flexible, sin necesidad de presupuestar equipos, copias de seguridad, mantenimiento y actualizaciones, los cuales suele asumir el proveedor. Por otro lado, al estar en la nube todos los datos se resguardan en un servidor externo con máximos controles de seguridad.

Módulos para gestión

Como te mencionamos, estos programas se configuran a través de módulos que vienen con ciertas funciones predefinidas que luego se personalizan. Estos módulos, a su vez, se conectan con una base de datos centralizada que permite llevar un registro único, fiel y actualizado de las operaciones de la empresa. Una compañía decidirá cuáles módulos implementar y si decide ampliar las funciones a medida el crecimiento lo amerite. El cliente decide las funciones a implementa. Por supuesto, una de las más usadas son las funciones de facturación y departamento contable, pues los programas pueden automatizar toda la estructura financiera mejorando el flujo de caja, manteniendo al día los pagos, eliminando el trabajo manual y el riesgo de errores.

Base de datos central

Una de las ventajas más importantes del ERP software es su capacidad de unificar en una sola base de datos los procesos internos de la organización. Esto supone un apoyo importante para comprender el funcionamiento global del comercio, analizar cada actividad y poder hacer predicciones reales para incrementar la productividad. Por ejemplo, consultando una data de este tipo el departamento de finanzas podría comprender  cuáles son los productos con mayor movilización y los que no de su inventario en tiempo real y tomar decisiones más  acertada sobre el gasto e incluso mejorar relaciones con los proveedores.

Del mismo modo, el departamento de logística podría revisar el estatus de un pedido en el almacén en todo momento, sin tener que llamar o esperar un aviso. Se trata, entonces, de una herramienta clave que impulsa la eficiencia, haciendo que el flujo de información entras las distintas áreas involucradas en la cadena comercial se distribuya sin problemas. Por otro lado, se evita la duplicación de datos y la información  desactualizada minimizando los riesgos y errores. Todo esto que te hemos mencionado hace que la implementación de estos sistemas tenga un índice alto de éxito, algunas empresas reportan hasta un incremento de la productividad y de la eficiencia que va del 50 al 90%.

Estas novedosas herramientas de gestión también pueden hacer reportes o integrarse a soluciones de soluciones Business Intelligence para la generación de informes avanzados, los cuales pueden servir de soporte a estrategias de cara a los clientes finales.

A tomar en cuenta

Por la magnitud de su alcance, la puesta en marcha de una solución empresarial no es un proceso inmediato. Se requiere de un proceso de consultoría para conocer el comercio, sus características y necesidades para luego decidir el grado y modo de personalización más adecuado. Por ello, se hace imprescindible el acompañamiento de un equipo de desarrolladores y consultores con experiencia.

Hay mucha más información sobre este tema para consultar y más detalles por aprender. Hasta este artículo esperamos que la duda sobre qué es un ERP esté resulta. Pero si necesitas más información puedes visitar nuestros blog o agendar un DEMO gratis para asesorarte con tu empresa.

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