¿Necesitas entender cuáles son las principales características de un ERP? Has llegado al artículo preciso, ¿por qué? Somos el equipo Terrabionic y este es el blog con el cual nos dedicamos a compartir nuestros conocimientos. Tenemos 10 años de experiencia como asesores de comercio electrónico, creadores de tiendas online y negocios digitales, estamos avalados para ayudarte. Hemos preparado este artículo para brindar luz sobre las características de un sistema de planificación de recursos empresariales.

Así que no dejes pasar los puntos principales que tocaremos con el siguiente contenido, pues resultan fundamentales para entender los beneficios que puede aportar un software de gestión a tu empresa.

Características de un ERP: las funciones de un sistema informático para empresas

¿Ya sabes lo qué es un ERP? En este artículo no nos extenderemos en su definición, pero te indicaremos un breve concepto para ubicarte. Se trata de un software que automatiza los diversos procesos operativos de una empresa pudiendo ejecutar y controlar actividades importantes como la contabilidad, manejo de inventario, gestión de pedidos, recursos humanos y mucho más.

En definitiva, un sistema TI que sirve para mejorar la estructura que soporta toda la operatividad de una compañía, permitiendo que el tiempo entre tareas se acorte, se reduzca el trabajo manual y se optimicen los recursos. El resultado: amplio crecimiento de la productividad y la eficiencia.

Un sistema de tecnología industrial complejo e integral

El ERP reúne diversas características que sirven para crear un software complejo en su funcionamiento y completo por la magnitud del alcance que puede tener en una compañía. Sus funciones se pueden usar en conjunto con otros sistemas a partir de una sincronización en tiempo real de la información.  Asimismo, se le considera un aliado en la estandarización de las actividades y la unificación de las tareas haciendo que las áreas del negocio trabajen de forma conjunta y ordenada.

Gracias al avance tecnológico y el Internet, el ERP ha evolucionado a aplicaciones más flexibles en implementación y costos agregando nuevas y mejores características a su uso habitual. Así, el mercado ha cambiado y los ERP se prestan como un servicio bajo demanda, con mucho menos costos de instalación, mantenimiento, actualización y adquisición de hardware. Te explicamos con más detalles a continuación.

Integralidad

Una de las características de un ERP es que está diseñado para integrar a todos los departamentos o áreas comerciales a través de una base de datos centralizada. El sistema de planificación de recursos registra y ordena los datos de cada proceso, de forma tal, que controlar cada tarea se simplifica y, por ende, se puede trabajar con mayor eficiencia. Un ERP consolida un único registro que se actualiza en tiempo real y está abierto a consulta. Esta base permite conocer la trazabilidad de un producto o servicio, no admite duplicados. Algunas ventajas derivadas

-Se evitan los reportes en duplicados y datos desactualizados.

-Mejor evaluación de procesos, optimización de la toma de decisiones y de la planificación de escenarios a futuro.

-Conexión de los departamentos impulsando una política integral de trabajo.

-Flujo constante de la información.

Sistema modular

Los software ERP son modulares, pues cada empresa necesita para su gestión herramientas diferentes con funciones específicas. Por ende, este sistema se constituye por una serie de aplicaciones informáticas que aportan soluciones a los departamentos de acuerdo a sus propios requerimientos. Así, por ejemplo, el módulo para inventario contara con todos los elementos para manejar esta área y lo mismo con contabilidad, recursos humanos, finanzas, legal, producción, etc.

Entre los módulos y la base de datos hay un equilibrio que permite a los departamentos trabajar con cierto rango de independencia, pero reportando a un sistema superior de organización.

Los módulos más usuales operan de la siguiente forma:

-Contabilidad: manejo de todo el área contable y financiera con control de facturación, gestión de activos y pasivos, presupuesto, proveedores, cuentas de clientes, etc.

-Inventario: estatus de productos, control de suministro, abastecimiento del stock, administración de pedidos, salidas y entradas,…

-Recursos humanos: seguimiento de personal, pago de nómina, estatus de reclutamiento, control de asistencia.

Sistema configurable y adaptable

Una empresa puede escoger cuáles módulos de un software configurar de acuerdo al alcance que desee tener, sus necesidades y presupuesto. Del mismo modo, otra de las características de un ERP es que se trata de una herramienta personalizable, es decir, se ajusta a los parámetros de la organización para realizar las tareas de acuerdo a su target, nicho y naturaleza del negocio. Hay proveedores de ERP que ofrecen determinado rango de adaptación, incluso los hay especializado para determinada industria.

Los programas horizontales son aquellos que pueden implementarse para cualquier mercado. También, existen los de código cerrado que ofrecen hasta cierto margen de personalización y los de código abierto con un rango enorme para modificaciones siempre dentro de los límites de la licencia de uso.

Acceso remoto

El cloud ERP ofrece la característica de acceso remoto, por ende, no se está atado a ningún dispositivo. Con una interfaz moderna, amigable y adaptativa es posible consultar y gestionar desde cualquier lugar del mundo solo con acceso a Internet. Asimismo, esto ofrece la enorme ventaja de disminución de los costos de implementación y se cubren otros aspectos relevantes como mantenimiento y actualización de la plataforma.

Plataforma actualizable

Otra cualidad del ERP en la nube es su capacidad de actualización constante, no solo de los datos que aporta la empresa a su base de datos; también de mejoras y nuevas funciones de acuerdo a la experiencia de usuario. Usualmente los proveedores pueden introducir actualizaciones con mucha frecuencia lo que representa un enorme beneficio para el negocio.

Compatible con otros sistemas o herramientas empresariales

El ERP es combinable con otros software, uno de los más frecuentes es el sistema CRM para gestión de relaciones con los clientes, el ECM para almacenar y entregar documentos y Business Intelligence para la generación de informes avanzados. Del mismo modo, los programas más avanzados ya comienzan a experimentar con tecnología de inteligencia artificial y aprendizaje automático.

¿Es la mejor alternativa?

Ninguna inversión en tecnología empresarial debe hacerse a la ligera, pues la elección o uso inadecuado del ERP puede ocasionar consecuencias adversas. Un ERP es un programa de avanzada, que debe desarrollarse a medida y que cumple con sus propósitos a largo plazo. Por ello, la mejor decisión es la que se toma evaluando todos los detalles.

Haz cumplido un paso significativo al empezar a conocer este sistema a profundidad, así que puedes seguir investigando en nuestro  blog donde encontrarás toda una categoría ERP dedicada a tratar el tema.

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