ERP y CRM, dos programas para optimizar el funcionamiento global de tu empresa 2022

El ERP y CRM son dos de las opciones más eficientes cuando de optimizar los procesos de una empresa se trata, así que con este artículo responderemos a tus dudas sobre estos dos software, te mencionaremos las diferencias y usos específicos de cada uno. ¡Bienvenido al blog Terrabionic! Somos asesores ecommerce con 10 años de experiencia, creadores de tiendas en línea y especialistas en negocios digitales, así que tenemos los conocimientos y la experiencia que buscas. Prepárate y sigue muy atento a la lectura, pues te vamos ayudar a comprender la importancia del ERP y el CRM para que tomes la decisión correcta para tu negocio. ¡Acompáñanos!

¿Por qué un ERP y CRM?

Nos encontramos en un mercado dinámico, con tendencias que se actualizan constantemente hábitos de consumos diversos, clientes que se mueven por diversos canales de ventas y exigen una atención cada día más rápida y personalizada. Las empresas se ven en la necesidad de afrontar los cambios con mayor efectividad y contar con un sistema operativo que les permita hacer más eficiente su cadena productiva y adaptarse a las demandas de sus usuarios.

Una tarea que puede volverse cuesta arriba cuando no se cuenta con una estructura automatizada, se depende del trabajo manual y no existen recursos para el análisis en tiempo real de datos. Es por ello que respaldar las actividades diarias en programas de gestión empresarial como el ERP y CRM puede traer muchos beneficios. En definitiva, estos dos software sirven a las organizaciones para alcanzar sus objetivos de más productividad, calidad y menos tiempos y costos operativos. Están diseñados para controlar y ejecutar tareas importantes relacionadas con el desempeño interno y satisfacción de clientes.

Las empresas que se dedican a sacar el máximo de estas aplicaciones obtienen resultados muy considerables, en algunos casos con un aumento de la productividad y las ventas superiores el 50%. Asimismo, gracias a la tecnología y el Internet es posible contar con interfaces intuitivas y amigables que los trabajadores pueden utilizar sin problema.

En algunos casos tienden a confundirse, pues en la actualidad muchos programas ERP han absorbido algunas de las funciones del CRM, aunque en esencia son dos cosas distintas pero complementarias. Te explicamos las definiciones y diferencias a continuación.

Sistema ERP, el back office

El software ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales como sería su traducción al español. Es un programa informático para la gestión, control y automatización de todas las actividades internas de una compañía. Está compuesto por una serie de módulos o aplicaciones que llevan a cabo procesos diversos como facturación, contabilidad, producción o manufactura, pago de nómina, logística, cadena de suministros, almacén, inventario, recursos humanos, lega, etc.

En realidad, un ERP puede  componerse de muchos módulos o de algunos pocos dependido de los requerimientos y alcance proyectado. Una de las ventajas que plantea este tipo de programas es que son escalables, es decir, pueden irse modificando y ampliando conforme la demanda. Del mismo modo, todo buen ERP debe permitir un excelente nivel de adaptación, pues cada empresa debe implementarlo de acuerdo a sus estándares y los de su sector comercial.

Es posible encontrar software con mayor nivel de personalización y otros con menos rango. Por ello, su conveniencia depende enteramente  del uso al que se destine y el propio funcionamiento de la empresa contratante. También, los hay especializados para determinadas industrias, que ofrecen servicio a la medida, pero solo a una empresa con ciertas características. Para nosotros lo mejor es trabajar con un ERP orientado a cualquier industria y de amplia personalización, en este caso el software de código abierto resulta el más útil.

¿Qué puede hacer un ERP?

El sistema de planificación de recursos se estructura por módulos interconectados a una base centralizada que recopila y ordena todos los datos de las operaciones de la empresa. De este modo, es posible contar con un registro detallado de los procesos a cada etapa de la cadena productiva abierto a consulta y actualizado en tiempo real. Una empresa que tiene a disposición tal herramienta puede tomar decisiones más rápidas para la resolución de problemas, detectar áreas de mejoras y hacer proyecciones realistas para incrementar sus ventas.

Asimismo, los departamentos pueden comunicarse mejor con el flujo de información y se propicia una concepción de trabajo global donde cada área pertenece a un conjunto. Los ERP están diseñados para mejorar la gestión individual de cada departamento, dentro de límites razonables de independencia, pero siempre sujetas a un proceso completo que se registra y reporta en la base de datos.

Algunas ventajas derivadas son las siguientes:

-Información en tiempo real, lo que minimiza riesgos de inversión y ayuda a incrementar en gran medida la productividad.

-Se reducen los gastos operativos haciendo  los procesos más sencillo y veloces.

-Desarrollo de una política de trabajo estandarizada.

-Disminución del trabajo manual, por ende, los empleados pueden dedicar su tiempo a otras actividades que añadan valor a la empresa.

-Control financiero, por lo tanto, optimización en el gasto del presupuesto.

-Control de inventario.

-Mayor eficiencia en el departamento contable.

El CRM, front office

A diferencia del ERP, el CRM (Costumer Relationship Management) o sistema de administración de relaciones con clientes es lo que podríamos llamar el front office. Su objetivo es recopilar la información de los usuarios que sirve para realizar estudios de mercado, estrategias de venta y campañas publicitarias. El aporte de este software se dirige a mejorar las relaciones con el cliente y aumentar su satisfacción. Aunque su trabajo es más orientado a servir de apoyo de los departamentos de mercadeo y ventas, el ERP y CRM son aplicaciones informáticas que se deben implementar a la medida de la organización. De esta forma, es que pueden ofrecer soluciones de gran impacto y resultados positivos.

El CRM es capaz de ofrecer datos de cada punto de contacto con el cliente y mejorar así el ciclo de vida del usuario, ayuda a descubrir áreas nuevas realizar mejoras y nuevas oportunidades de marketing. Una vez puesto en uso, el sistema de gestión de relaciones con usuarios ofrece información relevante sobre cómo, cuándo y cuáles medios son los mejores medios para comercializar un producto, optimizando los canales de venta disponibles y creando nuevos.

El reporte de dato de un CRM permite al área de marketing segmentar sus acciones y personalizarlas en gran medida. Por ejemplo, conocer los demográficos  y geográficos del target para afinar las campañas publicitarias o entregar productos acorde a requerimientos específicos. Igualmente, conocer tendencias en los hábitos de consumo, analizar la trayectoria de compra de usuarios y poder anticipar respuestas.

Otros beneficios del CRM

-Base de datos de los clientes centralizada: al igual que con el ERP, esta data consolidada posibilita a la compañía conocer el estatus de los clientes y las operaciones activas con ellos. Asimismo, conocer detalles importantes sobre ellos que sirven de fundamento a cualquier planificación comercial.

-Optimización de la segmentación: un CRM permite llegar a un nivel profundo de conocimiento sobre el cliente y, por ende, dividirlos en grupos de acuerdo a características específicas.

-Ventas personalizadas: gracias a la segmentación es posible entregar productos y servicios más adaptados a las necesidades del consumidor.

-Más fidelización y aumento de los clientes frecuentes.

-Al abrir nuevos canales comerciales también se llega a nuevos potenciales compradores.

-Optimización del servicio posventa.

-Resultados expeditos de campañas. Estadísticas siempre actualizadas para alimentar las acciones de mercadeo y marketing.

Unión del ERP y CRM

Como has de percibir la unión de ambos sistemas puede ofrecer a cualquier negocio una estructura general de trabajo integrada con funciones novedosas y automatizadas que ayudan a mejorar la gestión interna y la relación con clientes. Ambos software sirven para poner conectar esos aspectos fundamentales y aumentar el desempeño total, permitiendo el crecimiento a futuro y asentando las bases de una marca comercial estable y exitosa.

En la actualidad es posible encontrar programas de ERP que conjugan algunas funciones o características de un CRM. Sin embargo, si se llegase a necesitar un completo de desarrollo de un Costumer Relationship Management lo mejor es implementar ambos software. Los cuales resultan completamente compatibles.

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